När gäller era allmänna villkor? Så blir de en del av avtalet med företagskunder

Huvudregeln: kunden ska känna till villkoren innan avtalet ingås

Allmänna villkor blir en del av avtalet om motparten har fått del av dem, eller åtminstone en tydlig hänvisning till dem, innan avtalet ingås. Villkoren behöver inte bifogas och kunden behöver inte ha läst dem. Det räcker normalt att offerten eller beställningsunderlaget tydligt anger att villkoren gäller och att kunden lätt kan ta del av dem, till exempel via en länk.

Att villkoren bara finns någonstans på webbplatsen räcker däremot inte. Det avgörande är att kunden, när affären görs, förstår att just de villkoren ska gälla. Vill ni vara säkra kan ni låta kunden bekräfta villkoren, till exempel med en kryssruta i beställningsflödet eller en rad i offerten som kunden skriver under.

Villkor som kommer för sent gäller som regel inte

Ett vanligt misstag är att villkoren skickas först med följesedeln eller fakturan. Om avtalet redan är ingånget när villkoren dyker upp blir de som regel inte en del av det. Kunden har tackat ja till en affär utan dem, och ena parten kan inte i efterhand lägga till villkor på egen hand. Är det i stället er orderbekräftelse som besvarar kundens beställning, räknas en bekräftelse med nya villkor som ett nytt anbud enligt 6 § avtalslagen. Då är det osäkert vilka villkor som gäller, se avsnittet om motstridiga villkor nedan.

Det finns undantag. Har parterna gjort affärer med varandra flera gånger på samma villkor kan villkoren gälla genom partsbruk, även om de inte nämndes i den enskilda affären. Vid köp av varor anger 3 § köplagen att lagen inte tillämpas i den mån annat följer av avtalet, av praxis som har utbildats mellan parterna eller av handelsbruk eller annan sedvänja som måste anses bindande för parterna. Partsbruk kan alltså gå före lagens regler, och på samma sätt kan villkor från tidigare affärer bli en del av en ny. Räkna ändå inte med det. Det är betydligt säkrare att hänvisa till villkoren redan i offerten.

Ovanliga och betungande villkor måste lyftas fram

Enligt rättspraxis räcker en allmän hänvisning inte alltid. Villkor som är ovanliga eller särskilt betungande för motparten ska uppmärksammas särskilt, annars riskerar ni att de inte anses ha godtagits, även om resten av villkoren gäller. Det gäller till exempel:

• en långtgående ansvarsfriskrivning
• en skiljeklausul mot ett mindre företag som saknar vana av sådana klausuler
• en mycket kort reklamationsfrist
• automatisk förlängning med lång bindningstid
• höga avgifter eller viten

Vad som är ovanligt bedöms utifrån vad som är vanligt i branschen och hur van motparten är. Lyft fram sådana villkor i offerten eller avtalet, till exempel under en egen rubrik eller i fetstil. Hur ni formulerar en rimlig ansvarsbegränsning beskrivs i guiden om ansvarsbegränsning och vite. Även ett villkor som har blivit en del av avtalet kan jämkas eller lämnas utan avseende om det är oskäligt, enligt 36 § avtalslagen. Mellan jämbördiga företag är domstolarna dock återhållsamma med att jämka.

När både ni och kunden har egna villkor

Större kunder har ofta egna inköpsvillkor och skickar en beställning som hänvisar till dem, medan ni hänvisar till era försäljningsvillkor. Vilka villkor som då gäller är en av de svåraste frågorna i avtalsrätten, och rättsläget är inte helt klart.

Utgångspunkten finns i 6 § avtalslagen. Ett svar som ska vara en accept men som innehåller tillägg, inskränkningar eller förbehåll räknas som ett nej i kombination med ett nytt anbud. Om den som svarar anser att svaret stämmer med anbudet, och anbudsgivaren måste inse det, ska anbudsgivaren utan oskäligt dröjsmål säga ifrån om hen inte godtar svaret. Annars gäller avtalet med det innehåll svaret har.

I praktiken minskar ni risken så här:

• Avtala uttryckligen vilka villkor som gäller, särskilt i större affärer och löpande samarbeten.
• Reagera när kunden hänvisar till egna villkor, i stället för att bara leverera.
• Skriv ett ramavtal med kunder som köper återkommande, så att frågan avgörs en gång. Läs mer om ramavtal.

Hur villkoren tolkas

Det som parterna särskilt har kommit överens om, till exempel pris och leveranstid i offerten, har normalt företräde framför de allmänna villkoren. Det är därför vanligt att avtalet innehåller en rangordningsklausul som anger vilket dokument som gäller om de säger olika saker, till exempel offert före allmänna villkor.

Oklara formuleringar i standardvillkor kan tolkas mot den som har skrivit dem, eftersom den parten hade möjlighet att uttrycka sig tydligt. Mot konsumenter är det lagfäst i 10 § lagen om avtalsvillkor i konsumentförhållanden. Mellan företag kan principen också tillämpas, men först när andra tolkningsgrunder inte ger svar. Tydliga formuleringar ligger alltså i ert eget intresse.

Ändra villkoren

Ändrade villkor gäller för nya avtal, förutsatt att kunden får del av dem på samma sätt som vid tidigare affärer. För avtal som redan har ingåtts gäller de gamla villkoren, om inte kunden godkänner ändringen eller avtalet ger er rätt att ändra.

I löpande avtal, till exempel abonnemang eller serviceavtal, är det därför vanligt med en ändringsklausul. Den anger att villkoren kan ändras med visst varsel och att kunden då har rätt att säga upp avtalet. En ensidig ändringsrätt utan varsel eller uppsägningsrätt riskerar att bedömas som oskälig och jämkas enligt 36 § avtalslagen. Ange alltid ett versionsnummer eller datum i villkoren, så att det går att visa vilken version som gällde för en viss affär.

Checklista

1. Hänvisa till villkoren i offerten eller anbudet, med en länk eller bilaga.
2. Låt kunden bekräfta villkoren, med en kryssruta i beställningsflödet eller en underskrift på offerten.
3. Lyft fram ovanliga eller betungande villkor särskilt.
4. Ta in en rangordningsklausul som anger vilket dokument som gäller först.
5. Skicka inte villkoren för första gången med orderbekräftelsen eller fakturan.
6. Ange version och datum, och spara vilken version varje kund har godkänt.
7. Ha en ändringsklausul med varsel om villkoren ska kunna ändras under avtalstiden.
8. Håll isär företags- och konsumentvillkor, eftersom reglerna skiljer sig åt.

I SkapaAvtal tar den guidade chatten fram allmänna villkor som passar vad ni säljer och till vem. Utkastet är gratis. Ni låser upp avtalet när ni är nöjda, och priset visas innan ni betalar.